制定有效应急响应计划的 6 个步骤-世讯电科融合通信

想想在2020年初，在新冠病毒成为家喻户晓的名字之前，您的个人和职业生涯中的事情发生了哪些不同。口罩主要由医生佩戴。你可能听说过“社交距离”这个词，并认为这是一个不起眼的朋克乐队的名字。餐馆，夜总会和体育场馆挤满了享受各种娱乐的顾客。当然，你可能大部分时间都在通勤到办公室。所有这些都提醒我们，“除了变化，没有什么是永恒的。

不幸的是，大流行使人们注意到，许多组织对这种改变生活的破坏性事件的严重性事件毫无准备 - 鉴于几乎所有员工的健康和安全影响，这是一个令人不安的事实。研究表明，在2020年之前，大多数企业缺乏应急计划来记录其组织将如何应对快速传播的疾病，迫使许多企业随着大流行的发展制定计划。

虽然我们不一定能预测关键事件何时会发生，但紧急情况是每个企业都需要做好准备的现实。在这篇博客文章中，我们将探讨什么是应急响应计划，并重点介绍每个组织应采取的六个步骤，以确保他们为可能出现的任何紧急情况或业务中断做好准备。

什么是应急响应计划？

应急响应计划是组织在关键事件期间将采取的一系列记录在案的步骤，以确保员工的安全并最大限度地减少对关键操作的影响。

正如每个应急管理专业人员都会告诉您的那样，为紧急情况做准备的最佳时间是在紧急情况发生之前。采取积极主动的应急响应计划方法有助于确保您的员工和业务获得最佳结果，并允许您全面考虑情况并考虑众多变量。

应急响应计划旨在帮助组织解决可能影响其组织的各种紧急情况，例如飓风、野火、冬季天气、化学品泄漏、疾病爆发和其他危害。目标是通过记录应采取的步骤来减少或防止在任何关键事件中的人身伤害和财产损失，以确保针对每种情况做出及时的响应。

它还具体规定哪些工作人员应成为反应小组的一部分，以及应与哪些第一响应者联系。理想情况下，应急计划的结果是保护公司的财务，运营和员工免受伤害。

最佳应急响应计划包括联系人（及其联系信息）、疏散路线、在紧急情况下如何行动、如何减轻人员和设施的风险，以及在特定紧急情况发生期间和之后要遵循的详细沟通程序。也就是说，根据危机的环境和情况，计划可能会有很大差异。考虑到这一点，重要的是要制定一个计划，在发生火灾等事件时进行建筑疏散，在龙卷风等恶劣天气下进行就地避难，并在发生活跃的枪手情况时完全锁定。

现在，您已经了解了组织为什么需要计划以及它应该涵盖的内容，让我们来看看如何为您的业务创建有效的应急响应计划。

如何制定应急响应计划

下面，我们将介绍每个组织应遵循的六个关键步骤，以创建有效的应急响应计划。每个组织都是独一无二的，因此您可能会发现需要针对您的特定业务采取其他措施。但是，通过完成这些步骤，您将很好地确保您的应急管理团队在需要立即采取行动时知道他们的期望。

步骤#1：执行风险评估

创建应急响应计划的第一步是进行全面的风险评估，以确定可能影响组织的事件类型。领导层应告知员工员工生活或工作地点附近可能发生的潜在紧急情况，或其他可能中断或停止业务运营的事件，以及员工应采取的任何行动。

虽然具体威胁因位置、部门和公司而异，但紧急事件可能是自然的，也可能是人为的，并且缓解策略可能因方案而异。您可能需要计划的特定活动类别包括：

自然灾害（飓风、龙卷风、地震、野火等）
恶劣天气（冬季风暴、大风、极端热浪、洪水等）
流行病和传染病（新冠病毒，流感等）
设施紧急情况（结构火灾、危险泄漏或溢出等）
工作场所暴力行为（主动射击、炸弹威胁、恐怖袭击等）
内乱（抗议、示威、暴动、罢工等）

除了这些传统的紧急情况之外，您的企业还会遇到几个更常见的事件，在这些事件中，准确，及时的沟通同样重要。从 IT 到运营再到企业传播，对业务成功无威胁但对业务成功至关重要的事件可能包括：

IT 事件 – 计划外停机、计划内停机或维护、系统测试、网络攻击或安全漏洞、帮助台升级等。
运营事件 - 物流协调，停电，设备故障，办公室关闭，旅行建议，安全警报，轮班和加班调度等。
公司/危机沟通事件 – 产品召回、负面宣传、裁员、大公司新闻等

步骤#2：文档联系信息

如果发生可能对员工造成人身伤害的紧急情况，您应该拨打的第一个电话是当地的紧急救援人员。除了9-1-1之外，您还应该随时可以获得紧急医疗服务（EMS），消防部门和当地执法/警察部门的电话号码。

此外，请确保您记录了每位员工的紧急联系信息，以防在紧急情况下落不明或受伤。

步骤#3：分配角色和职责

当紧急情况发生时，员工会向领导寻求保证和指导。这些领导者应该负责激活您的应急响应计划，回答重要问题，并在需要时下令疏散。在分配角色时，有许多重要的注意事项需要确认。您希望确保您的响应团队可靠，在场，并且能够在紧急情况下快速做出反应。

以下是您应考虑创建的主要角色，作为应急响应计划的一部分：

事件指挥官

该员工全面负责紧急情况，包括计划和准备。事件指挥官负责紧急响应计划的激活，并且是所有关键决策都应经历的人员。

助理事件指挥官

此人应使用群发警报系统向员工发出警报，呼叫紧急服务并收集报告。如果您的公司正在使用紧急通信系统，请确保此人是系统管理员。

现场主管

此人控制进入紧急现场，使人们远离不安全区域。

建筑公用设施经理

这些团队成员应熟悉用于构建公用事业和生命安全与保护系统的控制的位置和功能。这些系统包括通风、电气关闭、水和卫生系统、应急电源和报警系统。

路线指南

在疏散的情况下，路线指南在确保路线清晰，疏散有序和平静方面发挥着重要作用。

步骤#4：评估组织内的当前资源

您最近是否检查过那些尘土飞扬的办公室灭火器，报警系统或急救箱？这些是任何应急计划的关键组成部分，应定期进行检查。

灭火器

美国国家消防协会建议每10年补充一次可重复使用的灭火器，每12年更换一次性灭火器。此外，请确保定期提醒员工灭火器在工作场所的位置。

报警系统

至少，火灾报警系统应每年进行一次检查。OSHA建议每两个月对不受监督的员工报警系统进行测试。根据报警系统的类型，该检查涵盖了许多细节，例如控制面板的检查，烟雾探测器和热探测器等所有相关设备的测试，警告系统操作以及电池和电源。

急救箱

OSHA要求“雇主提供与工作场所危害相称的医疗和急救用品。由于急救箱中的许多物品都有有效期（通常在制造后三到五年），或者可能因频繁使用，潮湿和暴露在空气中而损坏，因此定期检查急救箱并根据需要更换任何医疗用品非常重要。此外，考虑在使用后补充物品，并每三个月检查一次急救用品。

步骤#5：创建疏散计划

在许多情况下，在紧急情况下需要疏散建筑物或场所。一个好的疏散计划将包括主要和次要逃生路线。清晰的标志应标明所有出口路线和火灾逃生通道。这些出口路线应远离家具或其他可能阻碍员工直接出口的物体。对于大型办公室，制作多张平面图和图表并发布，以便员工了解疏散路线。最佳做法还要求为可能需要额外援助的残疾人制定单独的疏散计划。

一旦你的员工离开了大楼，他们去哪里了？指定供员工聚集的集合点。您的响应团队应该在集合点，收集员工人数并提供更新。确保逃生路线和集结区能够容纳预期数量的将要撤离的员工。

步骤#6：确定员工与企业之间的沟通方式。

也许任何应急响应计划中最重要的部分都是您将如何沟通。在制定计划时，必须考虑如何将关键事件通知员工，如何传递和接收信息，以及如何有效地沟通渠道来接触每个处于危险中的员工。

在关键事件期间，电话和电子邮件已不再足够。手动电话树容易出现错误信息和长时间的延迟，并且电子邮件警报系统无法将其用于紧急通信的原因有很多。

研究表明，只有65%的员工曾经打开过内部电子邮件。对于不断被消息淹没的员工来说，内部电子邮件在传达时间敏感的信息时不会产生所需的紧迫感。小时工和一线员工（如零售员工和配送中心员工）通常根本没有公司电子邮件地址，或者，如果他们有，则在工作时间以外无法通过个人电话访问该地址。如果电话线关闭或电子邮件无法访问（在紧急情况下经常发生这种情况），您的员工可能永远不会收到消息。例如，如果一个组织受到IT病毒的打击，依靠电子邮件作为唯一的沟通渠道将是无用的，甚至可能适得其反。

利用技术提高应急准备能力

如今的员工队伍比以往任何时候都更加分散，尤其是在向远程和混合工作环境的急剧转变之后。这使得应急通信变得越来越重要，但也更具挑战性。

现代紧急通知系统能够通过任何通信渠道在任何设备上向任何规模的受众快速、可靠地发送大量通知。每个组织（无论规模、行业或位置如何）都将面临意外事件，这些事件可以在应急通信软件的帮助下得到更有效的管理。

在评估群发通知解决方案时，可能很容易陷入认为独立的短信工具就足够了的陷阱。但是，一个简单的群发短信系统根本不具备在关键事件期间与员工进行可靠沟通所需的功能。当员工的健康和安全受到威胁时，只有企业级应急通信系统才能提供您所需的速度、可靠性和用户体验。

具有多渠道交付、双向消息传递、通信模板和全球威胁情报的群发通知系统有助于保护您的人员和业务。借助现代应急通信系统，您可以跨多个渠道快速发送和接收消息，并确保每个人都能在需要时获得所需的消息。通过自动与 HRIS 或 Active Directory 同步，您也不必担心员工联系信息不准确，这对于保护邮件送达率至关重要。

设计现代应急响应计划

每个企业都需要一个可靠的计划，以便在紧急情况和其他关键业务事件中如何与员工沟通。在关键事件期间，分钟数可能意味着次要事件和重大灾难之间的差异。危机的热度不是弄清楚您需要做些什么来与受影响的员工进行有效沟通并确保其安全的时候。及时、有效的沟通是任何应急响应或业务连续性计划的基础。

AlertMedia的群发通知系统有许多实际应用，有助于在员工需要快速信息的任何事件中促进沟通。借助 AlertMedia，组织可以快速轻松地与员工互动，以提高员工的安全性和福祉，同时确保业务连续性并保护底线。