应急通信系统平台建设的五个问题-世讯电科融合通信

1. 为什么我需要应急通信系统？

我们都认识到，紧急情况比以往任何时候都更频繁地发生。无论是自然灾害还是工作场所暴力，威胁都是真实的。组织在为所有类型的紧急情况做准备方面取得了长足的进步，但每个应急计划的基础都是组织的应急通信系统。

正确的应急通信系统可以帮助任何组织立即向所有员工（无论远近）提供关键信息和通知。员工在哪里，他们如何工作或他们正在使用什么设备并不重要。一个好的系统将确保每个人都在需要时获得所需的消息。

大多数公司雇用各种工人。有些人可能在公司办公室工作，而另一些人则大部分工作周都在路上。据估计，美国每年有4.88亿次商务旅行，从2005年到2017年，远程工作增加了159%。事实是，我们中的许多人不在公司办公室全职工作，因为环境可以得到更多的控制。我们旅行，在家工作，有野外工作，或驾驶车队。这种动态和移动的员工队伍给组织带来了多重挑战，包括在紧急情况下如何沟通。

2. 大多数组织使用什么形式的沟通？

过去，大多数组织都依赖于带有预先录制消息的自动电话树，通常提供一个选项菜单，可以使用手机的键盘或语音将其路由到其他信息。电话树的一个大问题是许多人不接听他们的电话，特别是如果他们不认识这个号码，因为他们无法通话。由于现在平均通话时间不到两分钟，许多人根本不觉得自己有时间聊天。

当电子邮件成为主流时，它要么被用来补充电话树，要么完全取代它们。组织可以向员工发送任何长度的电子邮件，使其成为一种更加通用的工具。但是，虽然电子邮件在发送信息和文档方面是有效的，但对于需要即时交付的紧急通信来说，它被认为是非常缓慢的。更糟糕的是，电子邮件的打开率低得令人失望，不到23%，部分原因是它们被我们每天收到的数十封（如果不是数百封）电子邮件所淹没。

越来越多的组织现在正在利用大众传播软件来实现消息的多渠道分发。该软件允许组织利用其员工最有可能使用的所有通信渠道。电话和电子邮件消息可能与文本通知、应用推送通知、社交媒体帖子和自定义渠道相结合。当通知可以立即同时通过所有这些渠道发送时，员工错过警报的可能性就会小得多。

3. 我在通信系统中寻找什么？

应急通信软件差异很大，理想的产品将根据您组织的特定需求和要求进行定制。应急通信系统的一些最常见功能包括：

即时通信
双向通信
事件监控
实时通信
多渠道通信
具有分析和报告功能的测量工具

即时通信与实时通信同样重要。两者都确保员工在发生时获得最新信息。在任何紧急情况下，时间都是至关重要的。旧信息可能很危险并引起混淆。最好的软件将允许组织根据需要进行频繁的通信，以便立即提供最新更新。

双向沟通相对较新，反映了我们现在必须成为对话一部分的期望。社交媒体改变了我们对应该如何沟通的看法，现在人们比以往任何时候都更坚持成为贡献者并参与对话。现代大众传播系统重视员工的反馈和投入。事实上，第一手目击者往往能够对某种情况提供最深入的见解。

多渠道沟通至关重要，因为员工的移动性比以往任何时候都要高。通信系统需要实现的不仅仅是电话和电子邮件通信。它必须包括您的员工最容易使用的任何和所有渠道。查找可在所有设备上同时发送通知和警报的系统。这不仅可以确保最高的接收率，还可以引起员工的注意，因为所有渠道都会立即激活。

事件监视是一些紧急通信供应商提供的服务。当紧急情况即将发生或发生时，组织可能会处于完全警报模式，尝试与其员工，当局和第一响应者进行通信，同时启动其业务连续性计划。知道第三方正在监视情况并在紧急情况下提供及时的警报和更新，这可能是一种解脱。寻找提供24/ 7监控的供应商，以便您可以专注于紧急情况下需要进行的其他关键任务。

衡量应急系统的成功是任何应急计划中的重要一步。可靠的通信系统将为您提供所需的分析，以确定您的计划是否有效，衡量每个交付渠道的执行情况，通知的开放率，响应率和员工反馈。使用这些指标可以帮助改进应急计划，找出消息覆盖率的差距，并确定需要全面改进的领域。

评估应急通信系统时要考虑的其他功能包括易用性、实施时间、数据安全性、服务和支持、成本以及云或内部部署选项。

易用性

虽然跨渠道与组织中的每个员工实时通信可能听起来很复杂，但启用此类功能的软件不应该如此。事实上，最好的软件应该足够直观，可以在几个小时内实现和启动并运行。没有人有时间进行数小时的培训。找到一个全面的系统，并提供上面列出的功能，但要确保它易于使用，开箱即用。它越容易使用，就越有可能被使用。

数据安全

数据安全始终是一个问题。您选择的软件必须对公司的静态数据和传输中的数据进行完全加密。在紧急情况下，您最不想担心的是您的数据是否落入坏人之手。所有消息都需要保证它们只会来自指定发送它们的人。

支持

尽管系统应该直观且易于使用，但总有一些时候您可能需要一些帮助。不幸的是，这些时刻经常发生在你没有时间的紧急情况下。确保您选择的供应商提供全天候支持，以便您可以快速将消息传达给目标人员。服务专家还应该能够帮助您完成您可能希望包含在实现中的任何内部系统集成。

成本

成本永远不会远离人们的心，特别是在技术方面。评估任何产品的成本结构，无论是每个席位、许可费还是统一费率。确保您只为您知道实际使用的内容付费。考虑哪些功能值得投资，但始终牢记，员工的安全性和组织在紧急情况下继续开展业务的能力值得投资。

云或内部部署

虽然某些供应商可能仍拥有传统的内部部署软件，但部署基于云的解决方案将使您受益匪浅。基于云的软件的好处是，该软件没有大量的前期成本，因为您通常需要支付订阅费。维护软件也不需要持续的维护费用或特殊培训。基于云的选项的最大优点之一是，在关键事件（如火灾或洪水）期间，您不必担心软件的完整性。该软件位于外部，因此即使在紧急情况下，您仍然可以访问它。由于所有这些原因，内部部署的应急通信系统在很大程度上已成为过去。

4. 如何实施通信系统？

通信系统不会随着软件的选择而结束。当然，该软件将带来您以前没有的功能，但它只能与那些有权使用它的人一样有效。您选择的系统应直观且易于使用。当您选择不需要大量培训的通信系统时，您可以轻松添加新的管理员，这些管理员可以在关键事件期间发送消息，而不会暂停或混淆。知道何时以及如何使用系统，什么被认为是“触发值得的”，以及谁将接收通信需要计划，但你可以通过选择合适的合作伙伴来缓解这些挑战。

实施通信系统的第一步是根据组织的需求自定义软件。首先根据位置对人口进行细分。每个位置都有自己的员工列表、潜在威胁和其他注意事项。现代通信系统将为您自动执行大部分操作，特别是如果它与您的人力资源应用程序集成。设置目录应该不会花费很长时间，但是当出现紧急情况时，可以为您节省宝贵的时间。

您可以进一步自定义软件，以包括您知道在组织中最普遍的渠道。贵公司是否使用双向无线电？应用推送通知？无论您要包含什么渠道，都应该能够随意轻松添加和修改。

使用为每个渠道提供消息模板的软件，以及自定义消息的功能。如果您知道可以发送自动通知的某些情况，请继续创建它。否则，请了解如何快速构建自己的消息，以便熟悉紧急事件期间的步骤。

第二步是评估潜在威胁。进行威胁评估将使您更好地了解潜在危险以及可能触发使用系统需求的原因。考虑到大多数紧急情况是IT中断，与天气相关的事件，停电，自然灾害和火灾。

最后一步是练习使用该系统。使用新系统通知员工新系统。检查是否每个人都收到了通知，哪些渠道传递了通知，起草和发送通知所花费的时间，以及发送的消息是否正确。

在各种情况下练习使用系统是一个好主意，例如在断电期间，可能无法通过台式计算机访问电子邮件。同样，在龙卷风期间和之后，手机覆盖范围可能会受到影响，员工将依赖电话服务。一旦选择了供应商，就不要害怕在需要时寻求帮助。供应商应作为合同的一部分提供实现和配置支持。

5. 应急通信系统的其他用途是什么？

应急通信系统不仅适用于紧急情况。事实上，许多组织发现该系统更像是一个大众传播系统，而不是严格意义上的紧急情况。该系统可用于一组或大量员工需要信息的任何情况。通信系统的一些更有趣的方式是物流和调度。通常，具有预定轮班工人和/或车队驾驶员的组织必须管理许多移动部件。使用该系统与这些员工进行来回通信可能比大多数调度系统更有效。

活动策划、宾客沟通和志愿者协调都通过大众传播系统轻松实现。同样，由于系统可以跨渠道和设备吸引人们，因此可以更可靠地接收消息，警报，通知和提示。一些组织放弃了耗时的电子邮件新闻稿，以使用大众通信系统进行即时通知。用户可以选择接收：