什么是企业总机?(企业电话总机的简史、类型、功能解读）-世讯电科融合通信

什么是企业总机？

企业总机是一种专为企业设计的通信系统，它允许企业拥有一个全国统一的电话号码，通过此号码可以实现自动语音应答、智能转接、语音导航、通话录音等多种功能。企业总机可以提升企业形象，优化客户服务体验，并提高办公效率。企业总机通常分为硬件企业总机和网络企业总机两种类型，其中网络企业总机因其无需大量硬件投资、易于部署和维护而越来越受到企业的青睐。

总机是一个集中式系统，用于连接电话系统的各个组件，以建立呼叫。今天的总机，无论电话系统是本地PBX、IP-PBX还是虚拟PBX，都很可能在没有人工交互帮助的情况下，依靠一组自动算法来保存和引导呼叫流量。此外，将呼叫者连接到企业内正确的电话线路或客户帮助热线上的资源的呼叫中心团队也可能称为总机。
企业总机

企业总机简史

1894年1月4日，新英格兰电话电报公司在马萨诸塞州列克星敦安装了第一台电池供电的交换机。大城市早期的企业总机通常从地板到天花板安装，以便运营商能够到达交换机中的所有线路。在电话的早期，大约到20世纪60年代，公司使用手动电话交换机，交换机操作员通过将一对电话插头插入适当的插孔来连接电话。旁注：如果你看过《笑吧》的喜剧节目，你会记得莉莉·汤姆林饰演的电话接线员埃内斯汀。但我们离题了。。。如今，交换机运营商在很大程度上已经被软件和最先进的商务电话系统所取代，这些系统用于比以往任何时候都更快、更准确地连接客户和员工。我们都给某个组织打过电话，并受到了现场人员的欢迎，但大多数情况下，我们都会收到自动回复，如“如果您知道对方的分机号，请立即拨打。请听以下选择-要联系客服，请按1，要进行销售，请按2，”等等…

使用企业总机

电话系统已经变得更加复杂和自动化。在当今世界，在组织内使用企业总机还有其他选择。接待员整天坐在办公桌前转接电话的日子已经一去不复返了。我们都接受过培训，可以倾听自动选项，以到达我们最感兴趣的聚会。但是，如果您知道某人的直拨号码，您仍然可以拨打该号码并直接联系特定人员，而无需经历按号码以联系组织内的随机人员的折磨。如果您只有组织的主要免费电话号码，则可能需要执行其他步骤才能联系您希望与之交谈的一方。让我们面对现实吧，客户和组织之间的沟通变得更加容易，因为基于云的电话等技术已经取代了安装当天就过时的本地硬件。接下来，让我们讨论使企业总机成为组织（和客户）最佳盟友的功能。

企业总机的类型

有三种不同类型的商业电话系统：

按键电话系统（KSU）
专用交换机（PBX）
互联网协议语音（VoIP）

KSU系统

按键电话系统（KSU）是三种类型中最基本的一种，主要适用于较小的组织（即50至100名员工）。对于基本的KSU操作，您首先需要专业人员在公司场所的某个地方安装硬件系统。然后，该系统与每条单独的线路手动连接。

要拨打电话，只需拿起电话并拨打特定号码即可。虽然KSU系统通常不提供拨打和接听电话之外的丰富功能，但它们可能包括保持、免提电话和对讲机等基本功能。

这是一个基于固定电话的系统，因此它只能支持有限数量的电话线。这也意味着它与您的业务一起扩展的能力有限。由于系统需要现场硬件安装，因此与其他选项相比，设置和维护可能既昂贵又耗时。

最终，现代企业越来越少地使用这种类型的电话系统，以至于它们在很大程度上被认为是遗留系统。随着越来越多的公司意识到PBX和VoIP系统更高的灵活性和其他好处，他们将继续转向这些更现代的替代方案。

PBX系统

专用交换机或PBX电话系统为KSU提供了一种稍微现代的替代方案。将PBX商务电话系统视为通过总机进行操作和监控可能会有所帮助，总机根据可配置的路径接收，处理和路由呼叫。我们的想法是为客户和内部员工提供智能、可访问的通信选项。虽然KSU系统需要本地安装和维护，但PBX系统可以托管在云中或本地安装。

本地PBX需要将物理硬件安装作为实现过程的一个元素。与托管解决方案（我们将在下面描述）相比，前期安装成本会更高，（理想情况下）持续成本更低。但是，值得注意的是，本地解决方案确实将维护责任放在您自己的IT团队的肩上。

由VoIP提供支持的托管PBX是指基于云的商务电话系统。它的实现相当简单。您只需在线注册该服务，购买并安装办公电话，然后随着时间的推移进行基于订阅的定期付款。这些定期付款包括电话服务以及相关的维护和故障排除。

总体而言，托管PBX系统比KSU系统更有能力满足大型组织的需求，并为这些企业提供为呼入呼叫设置自动路由的机会。与不太复杂的KSU系统相比，托管PBX系统的优势包括来电显示、呼叫等待、呼叫切换和语音邮件等功能。

基于云的PBX系统还具有高度可配置性和可扩展性，使其成为现代企业的复杂选择，他们意识到其他PBX优势的重要性，例如易用性、增加隐私和自动路由——当入站呼叫到达PBX系统时，自动呼叫分配器（ACD）可以为呼叫者提供快速到达特定指定的选项，就像按一个联系客户支持一样。

网络电话系统

VoIP与基于云的PBX紧密相连。简而言之，VoIP是一种使用互联网拨打电话的方法-该技术进行对话并将其转换为压缩信号，然后通过宽带网络传输。从本质上讲，VoIP与托管的PBX系统齐头并进。虽然VoIP技术用于拨打电话，但托管的PBX服务器将这些呼叫连接到其他电话网络。

您可以通过统一通信即服务（UCaaS）将VoIP技术更进一步，它通过基于云的平台指导所有形式的业务通信，包括短信、聊天、视频会议、虚拟传真等等。虽然电话是试图联系企业的人的首选方式，但其他形式的沟通在消费者中也有类似的影响力。您扩展的分支越多，您建立的连接就越多。
科能企业总机方案

典型企业总机功能

自动助理–收到呼叫时，会及时应答;呼叫者可以选择按姓名拨号、播放公司目录或按分机拨号。
自动呼叫分配（ACD）–在呼叫中心环境中，组的每个成员都有特定的技能集。当客户打电话进来时，他们通过按数字来完成几个问题，最终进入能够帮助他们进行呼叫的人员的队列。
呼叫转移–在我们生活的这个移动世界中，能够在任何手机（桌面、软电话或移动电话）之间无缝移动实时呼叫，同时仍然保持活动的呼叫功能非常方便。
分机到分机拨号–如今，组织分布在同一栋大楼内的不同楼层，分散在全国各地，并居住在其他大陆的国外。无论员工在哪里开展业务，扩展都可以更轻松地随时随地联系任何人。
保持音乐–当呼叫被置于呼叫队列中时，呼叫者能够收听悦耳的音乐或公司消息，直到轮到他们得到帮助。
语音邮件–如果时间有问题，呼叫者可以选择留言并返回他们的呼叫。
自动回拨–随着队列的建立，有必要让呼叫者选择挂断（以免浪费他们的时间）并获得回拨，而不会失去他们在队列中的位置。

企业总机与普通电话的功能差异

企业总机通常具有一系列比普通电话更为先进和复杂的功能，这些功能旨在提高企业的通信效率、客户服务质量以及内部管理水平。以下是企业总机相对于普通电话的几个显著功能差异：

1. **统一通信接口**：企业总机提供统一的对外联系号码，有助于树立专业的企业形象，并方便客户记忆和联系。

2. **智能导航系统（IVR）**：企业总机可以设置多级语音导航，根据不同时间段和客户需求自动引导来电至相应的部门或服务人员，提高了服务效率和客户体验。

3. **话费控制和管理**：企业管理员可以对每个分机设定消费限额，控制话费支出，并查看通话记录，从而实现科学的通信费用管理。

4. **移动办公支持**：企业总机允许员工使用手机或家庭电话等多种设备进行通话，且通话显示的是公司号码，便于长途费用的集中管理。

5. **高级通话功能**：包括分机间的自由转接、一号通（一个分机号码可以绑定多个设备）、语音信箱、电话录音等，这些功能增强了沟通的灵活性和安全性。

6. **远程管理和维护**：企业总机通常由服务提供商托管，企业无需投资物理交换机和维护人员，简化了管理流程。

7. **扩展性和稳定性**：企业总机设计用于支持企业的扩展需求，即使企业规模增长或迁移，通信系统也能保持稳定和连续性。

企业总机提供的不仅仅是基础的通话功能，而是一整套集成了先进通信技术和服务的解决方案，特别适合现代企业对于高效、专业通信的需求。

网络企业总机与硬件企业总机的使用差异

网络企业总机和硬件企业总机在使用上的主要差异体现在安装配置、成本、可扩展性和维护方面。

安装配置

- **网络企业总机**：这种总机通常是基于云计算的，不需要购买物理设备，只需通过网络进行简单设置即可使用。它们提供了欢迎词、语音导航、身份认证、分机设置等功能，而且可以通过APP或网页进行管理，便于远程操作和维护。

- **硬件企业总机**：传统的硬件总机需要在企业内部安装专用的交换机和电话设备，涉及到布线和硬件的物理连接，配置过程相对复杂，且局限于固定的办公环境。

成本

- **网络企业总机**：由于不需要购买硬件设备，因此初始投资较低。此外，由于服务提供商负责维护，企业可以节省相关的技术支持成本。

- **硬件企业总机**：初期需要较大的硬件投资，并且随着企业规模的扩大，可能需要额外的硬件设备来扩容，这会导致总体成本上升。

可扩展性

- **网络企业总机**：易于根据企业需求进行扩展，可以灵活增加用户数量或调整服务内容，适应企业的动态变化。

- **硬件企业总机**：扩展可能需要额外的硬件投资和物理空间，灵活性较差。

维护

- **网络企业总机**：由服务提供商负责日常维护和软件更新，企业无需担心技术细节。

- **硬件企业总机**：企业需要自行维护硬件设备，可能需要专业的IT支持团队来处理故障和升级。

网络企业总机提供了更为灵活、成本效益高且易于维护的通信解决方案，适合追求现代化和高效率的企业。而硬件企业总机可能更适合那些对数据控制和定制化要求较高的企业。

企业总机如何降低长途通话费用

企业总机可以通过多种方式帮助企业降低长途通话费用：

1. **集中管理通话费用**：企业总机系统通常配备话费管理控制功能，允许企业管理人员分配话费额度和管理密码，有效控制各部门和员工的话费支出。

2. **分机外呼功能**：通过企业总机外呼国内和国际长途电话，可以享受较低的通话费率，从而降低长途通话成本。

3. **400电话服务**：400电话采用全国统一接入号码，客户拨打时只需支付本地通话费用，免去了长途电话的高额费用。

4. **语音中继线业务**：通过数字和IP中继线，企业可以利用现有的互联网连接进行语音传输，降低长途和国际通话费用，同时减少物理线路的依赖。

5. **VOIP解决方案**：企业可以通过部署VOIP技术，利用现有的宽带资源进行通讯和传真，大幅节省企业之间的长途通讯费用。

通过上述功能和服务，企业总机不仅提高了通信效率，还帮助企业有效控制和降低长途通话成本。

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